Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SG Phönix Wildau 95 e. V.
Grabowskistr. 18
15745 Wildau
vertreten durch den Vorstand: Thorsten Faber, Jens Lucas (Stellvertreter)
E-Mail: info@phoenix-wildau.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) bei unserem Verein nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz beantwortet der Vorstand unter der oben genannten Adresse.

2. Worum es geht

Unser Verein betreibt eine Vereins-App (für iPhone/Android) und eine Vereinsverwaltung im Browser. Damit organisieren wir das Vereinsleben: Termine und Zu-/Absagen, Mannschaften und Kader, Trainingspläne, Platz- und Kabinenbelegung, Reservierungen von Vereinseigentum sowie Sammelbestellungen von Vereinsausstattung.

Die Nutzung ist nur mit einem persönlichen Zugang möglich, den der Verein vergibt — eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Systeme werden vom Verein selbst betrieben; es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Dienste und keinen Verkauf von Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Zugangsdaten (Benutzerkonto)

• E-Mail-Adresse (Anmeldename), Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert)
• Anmelde-Sitzungen (kurzlebige Zugriffs-Tokens, Refresh-Tokens als Hash) sowie Einladungs- und Passwort-Reset-Links (ebenfalls nur als Hash und mit Ablaufdatum gespeichert)

Mitgliedsdaten (Stammdaten)

• Vor- und Nachname, optional E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und ein Profilfoto
• Vereinsfunktionen und Berechtigungen (z. B. Trainer, Vorstand), Mannschafts- und Kaderzugehörigkeiten inkl. Position/Rückennummer, Betreuerstab-Rollen

Daten aus dem Vereinsbetrieb

• Zu-/Absagen zu Terminen (RSVP), Termin- und Trainingsplandaten
• Anträge (z. B. auf Platzbelegung) und deren Entscheidung, Reservierungen von Leihobjekten inkl. entscheidender Person
• Sammelbestellungen: bestellte Artikel, Größen, Preise und ein Bezahlt-Vermerk. Zahlungsdaten (Konto- oder Kartendaten) werden nicht verarbeitet — die Bezahlung wird außerhalb der App abgewickelt, in der App wird nur vermerkt, ob eine Position beglichen ist.
• Benachrichtigungen innerhalb der App (z. B. „Antrag entschieden“) inkl. Gelesen-Status

Fotos

• Freiwillig hochgeladene Bilder (Profilfoto, Mannschaftsfotos, Fotos von Artikeln und Leihobjekten) samt technischer Metadaten (Dateityp, Größe, hochladende Person)

Technische Daten

• Server-Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion) beim Zugriff auf unsere Systeme — zur Fehlersuche, Betriebssicherheit und zum Schutz vor Missbrauch (z. B. Begrenzung von Login-Versuchen)
• Push-Registrierung: Wenn du Push-Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir das Push-Token deines Geräts (eine technische Zustell-Kennung) verknüpft mit deinem Benutzerkonto (siehe Abschnitt 8)
• Update-Abfrage der App: Beim Start und beim Zurückkehren in den Vordergrund fragt die App ab, ob ein Update ihres Programmcodes bereitsteht. Dabei werden die IP-Adresse deines Geräts, das Betriebssystem, die installierte App- und Update-Version sowie eine zufällige Installationskennung übertragen (siehe Abschnitt 8)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Mitglieder- und Vereinsverwaltung, Organisation des Sportbetriebs (Termine, Mannschaften, Reservierungen, Bestellungen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Verarbeitung ist zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich; ergänzend unsere Vereinssatzung.
• Fotos (Profil-, Mannschafts- und Objektfotos): Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Upload ist freiwillig; eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Foto wird dann entfernt).
• Technische Sicherheit und Betrieb (Protokolle, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung, Auslieferung von App-Updates): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb der Vereins-Systeme.

Die Bereitstellung der Stammdaten ist für die Mitgliederverwaltung erforderlich; ohne sie kann der Zugang zur App nicht eingerichtet werden. Alle weiteren Angaben (z. B. Fotos, Telefonnummer) sind freiwillig.

5. Kinder und Erziehungsberechtigte

Für minderjährige Mitglieder speichern wir die Verknüpfung zu ihren Erziehungsberechtigten, damit diese Termine, Zu-/Absagen und Bestellungen für ihr Kind verwalten können. Die Zugänge und Verknüpfungen richtet ausschließlich der Verein ein. Daten von Kindern behandeln wir mit besonderer Zurückhaltung; Einwilligungen (z. B. für Fotos) holen wir bei Minderjährigen über die Erziehungsberechtigten ein.

6. Wer Daten sieht (Sichtbarkeit im Verein)

Die Sichtbarkeit innerhalb der App ist rollenbasiert: Das Mitgliederverzeichnis und Verwaltungsfunktionen sehen nur Personen, denen der Verein die entsprechende Funktion zugewiesen hat (z. B. Vorstand, Trainer für ihre Mannschaft). Ohne besondere Berechtigung sieht ein Mitglied im Wesentlichen die eigenen Daten, seine Mannschaften und die allgemeinen Vereinsinhalte. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Vereins findet nicht statt, sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Speicherung auf deinem Gerät

Die App speichert deine Anmelde-Tokens im geschützten Speicher deines Geräts, die Browser-Version im lokalen Speicher (localStorage) deines Browsers; dazu kommen wenige lokale Einstellungen (z. B. deine Benachrichtigungs-Vorlieben) und in der App eine zufällige Installationskennung für die Update-Abfrage (siehe Abschnitt 8). Diese Speicherung ist für die Anmeldung und die Bereitstellung von Updates technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken setzen wir nicht. Beim Abmelden werden die Tokens gelöscht.

8. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Systeme (Anwendung, Datenbank, Foto-Speicher) laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Abgesehen von den unten beschriebenen Push-Benachrichtigungen und App-Updates übermittelt der Verein keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR.

Der Dienst versendet derzeit keine E-Mails; Einladungs- und Passwort-Reset-Links übermittelt der Vorstand persönlich.

Push-Benachrichtigungen (z. B. „Antrag entschieden“) erhältst du nur, wenn du sie auf deinem Gerät erlaubst; in den Einstellungen der App kannst du sie außerdem jederzeit abschalten. Zur Zustellung übermitteln wir das Push-Token deines Geräts und den Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung an den Expo Push Service (650 Industries, Inc., USA) und darüber an den Push-Dienst deines Geräteherstellers (Apple bzw. Google). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf deine Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Schaltest du Push ab oder meldest dich ab, löschen wir die Registrierung deines Geräts.

App-Updates: Fehlerbehebungen und kleinere Verbesserungen der App liefern wir über den Update-Dienst EAS Update der 650 Industries, Inc. (Expo), USA, aus. Dazu fragt die App beim Start und beim Zurückkehren in den Vordergrund an, ob ein neues Update bereitsteht, und lädt es gegebenenfalls herunter. Übertragen werden dabei die IP-Adresse deines Geräts, das Betriebssystem, die installierte App- und Update-Version sowie eine zufällige Installationskennung, die die App dafür auf deinem Gerät anlegt. Daten aus deinem Benutzerkonto oder aus dem Vereinsbetrieb werden dabei nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, dir Fehlerbehebungen und Sicherheitsverbesserungen zügig bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 650 Industries ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

9. Bezug der App über App-Stores

Wenn du die App über den Apple App Store (einschließlich TestFlight in der Testphase) oder Google Play beziehst, verarbeiten Apple bzw. Google dabei Daten (z. B. Konto-, Download- und ggf. Absturzdaten) in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Der Verein erhält daraus keine personenbezogenen Nutzungsprofile.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten, solange die Mitgliedschaft bzw. der Zugang besteht und die Daten für die Vereinsorganisation benötigt werden. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Fristen für Bestell-/Abrechnungsdaten) entgegenstehen. Server-Protokolle werden nur kurzzeitig vorgehalten und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Konto- und Datenlöschung: Da Zugänge ausschließlich vom Verein vergeben werden, richte eine Lösch-Anfrage formlos an den Vorstand (Kontakt siehe Abschnitt 1). Wir löschen dein Konto und deine Daten dann im oben beschriebenen Rahmen.

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber dem Verein das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (www.lda.brandenburg.de).

12. Keine automatisierten Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.